Hur ser protokollen från dina möten ut?
En betydande nyhet i organisationen kan ofta spåras till en notering i protokollet, men vad händer före och efter den noteras?
När vi träffas för att rapportera det senaste i våra projekt och vår förvaltning, så delegerar vi uppgifter. Den ena ska kontakta någon för en avstämning och den andra ska återkomma med en uppdatering. I dessa forum är det viktigt att prioritera tiden vi lägger på att diskutera detaljer och bolla frågor, eftersom listan på ärenden att ta upp ofta är lång.
För det viktigaste arbetet är det som görs mellan mötena.
Sa ingen.
Men missförstå inte, vårt mål inte på att dra ner på möten. Det är viktigt att ses och kommunicerar med kroppsspråket. Det vi på Samporten jobbar med är att tillgängliggöra våra data när vi behöver den. Vi kan förklara lite mer om vad vi menar.
Vardagliga samordningsaktiviteter
Det handlar om de typiska frågorna som tas upp. Antingen handlar det om att ta reda på något som står skrivet någonstans. Kolla upp regler, arbetsdokument eller kontaktuppgifter. Idag är det tekniskt möjligt att få fram den här informationen direkt, utan att behöva notera den som en åtgärdspunkt i protokollet. Istället kan du notera effektmålet och ligga steget före.
Vi har fördjupat oss i protokoll och mötesforum sedan 2010. Oavsett om vi samordnar kring hyresgästfrågor eller bygg- och anläggningsprojekt så visar våra studier att minst 35% av punkterna som noteras är helt onödiga, alltså känd information som återkommer i nya sammanhang. Idag, över 10 år senare ser metoden likadan ut på de flesta platser och sammanhang, samtidigt som omvärlden skärper lagar och krav. Då måste vi också få ut mer av våra möten och ta hjälp at digital teknik.
Möten med Samporten
Samporten är ett redskap för tekniska detaljfrågor, ett verktyg för att kontrollmäta och undersöka uppdragets förutsättningar, en canvas för vår APD-planering, vårt uppslagsverk och mycket mer. Och viktigast av allt, en digital plats där vi möts och samverkar i vår organisation.